En 2025, desconocer las obligaciones patronales en materia de licencias de maternidad y paternidad puede costarle a su empresa multas que van desde los 50 hasta 5,000 salarios mínimos. Este artículo le explica exactamente cuántos días corresponden, quién paga, cómo se tramita ante el IMSS y qué debe hacer su área de Recursos Humanos desde el primer día que un colaborador le notifique un embarazo o nacimiento.
Qué dice la Ley Federal del Trabajo en 2025
La Ley Federal del Trabajo (LFT) establece con claridad los derechos de las trabajadoras embarazadas y de los trabajadores que se convierten en padres. Estas disposiciones no son opcionales: son obligaciones patronales de cumplimiento inmediato, sin importar el tamaño de la empresa ni el sector al que pertenezca.
Los artículos relevantes no han tenido modificaciones de fondo desde la reforma de 2012 que incorporó la licencia de paternidad, aunque el contexto normativo y los criterios del IMSS sí se han actualizado en la práctica administrativa. A continuación, lo esencial que debe conocer:
| Tipo de licencia | Días de descanso | Fundamento legal | Quién cubre el pago |
|---|---|---|---|
| Maternidad (prenatal) | 42 días antes del parto | Art. 170, fracción II, LFT | IMSS (subsidio) |
| Maternidad (postnatal) | 42 días después del parto | Art. 170, fracción II, LFT | IMSS (subsidio) |
| Maternidad total | 84 días continuos | Art. 170, LFT | IMSS (subsidio) |
| Paternidad | 5 días hábiles | Art. 132, fracción XXVII Bis, LFT | El patrón directamente |
| Adopción (madre) | 6 semanas | Art. 170, fracción VI, LFT | IMSS (subsidio) |
| Adopción (padre) | 5 días hábiles | Art. 132, fracción XXVII Bis, LFT | El patrón directamente |
Licencia de maternidad: lo que su empresa debe gestionar
La trabajadora embarazada tiene derecho a 84 días de descanso con goce de sueldo completo. El punto crítico que muchos patrones desconocen es que ese salario no lo paga la empresa directamente durante la licencia: lo cubre el IMSS mediante el subsidio por maternidad, siempre que la trabajadora cuente con al menos 30 semanas de cotización en los doce meses previos al inicio de la licencia.
Durante este período, el patrón tiene obligaciones específicas que no se suspenden:
- Continuar pagando las cuotas obrero-patronales al IMSS.
- Conservar el puesto de trabajo y las condiciones laborales sin modificación.
- No computar el período de licencia como parte de cualquier período de prueba o capacitación.
- Respetar el período de lactancia de dos descansos de media hora cada uno, o uno de una hora, durante seis meses posteriores al regreso.
Cómo tramitar el subsidio ante el IMSS paso a paso
El trámite corresponde a la trabajadora, pero Recursos Humanos debe orientarla y proporcionar la documentación patronal necesaria. El proceso general en 2025 es el siguiente:
- Certificado médico del IMSS: La trabajadora debe obtener un certificado de incapacidad prenatal en su Unidad de Medicina Familiar (UMF) asignada, idealmente desde la semana 34 de gestación.
- Entrega al patrón: El certificado se entrega al área de RRHH o nómina, quienes deben registrar la incapacidad ante el IMSS a través del IDSE (IMSS desde su empresa).
- Trámite del subsidio: El IMSS paga directamente a la trabajadora o, en algunos esquemas, al patrón para que lo traslade. Confirme el mecanismo vigente en su registro patronal.
- Incapacidad postnatal: Al nacer el bebé, se emite una incapacidad adicional por las semanas restantes. El proceso se repite.
Licencia de paternidad: cinco días que no son negociables
La licencia de paternidad es de cinco días hábiles con goce de sueldo completo, y a diferencia de la maternidad, el patrón la paga directamente sin reembolso del IMSS. Aplica en dos supuestos: nacimiento de hijo o hija, y adopción.
Estos días deben tomarse de manera inmediata al nacimiento o a la fecha de resolución de adopción. No son acumulables, no se pueden compensar económicamente y no se pueden diferir sin causa justificada. El trabajador debe presentar:
- Acta de nacimiento del menor (puede ser posterior, pero debe acreditarse el evento).
- En adopción: resolución judicial o constancia de autoridad competente.
Desde la perspectiva de nómina, estos días se pagan como días laborados ordinarios: con todas las partes proporcionales de prestaciones que correspondan según el esquema salarial del trabajador.
Lo que el patrón no puede hacer bajo ninguna circunstancia
La LFT es categórica en las siguientes prohibiciones relacionadas con el embarazo y la maternidad:
| Acción prohibida | Consecuencia legal |
|---|---|
| Despedir a una trabajadora embarazada | Nulidad del despido; reinstalación o indemnización triplicada |
| Exigir prueba de embarazo para contratar o ascender | Discriminación laboral; multa y denuncia ante STPS |
| Reducir salario o categoría durante o después de la licencia | Rescisión sin responsabilidad para la trabajadora |
| Asignar trabajo insalubre o de riesgo durante el embarazo | Responsabilidad civil y sanciones ante IMSS/STPS |
| Negar la licencia de paternidad | Multa de 50 a 5,000 UMAs según reincidencia |
Impacto en nómina y seguridad social: números concretos
Durante la licencia de maternidad, aunque el IMSS cubre el subsidio, el patrón sigue obligado a enterar las cuotas de seguridad social. El salario base de cotización no se modifica. Esto implica que durante los 84 días de licencia, su empresa seguirá realizando aportaciones al IMSS, Infonavit y SAR como si la trabajadora estuviera laborando normalmente.
Para efectos de cálculo de prestaciones anuales —aguinaldo, vacaciones, prima vacacional— el período de licencia de maternidad sí cuenta como tiempo laborado. No puede descontarse ni prorratearse de forma negativa para la trabajadora.
La licencia de paternidad, al ser cinco días hábiles pagados por el patrón, representa un costo directo relativamente menor, pero debe reflejarse correctamente en nómina como días laborados, no como ausencia o permiso sin goce.
Recomendaciones para el área de Recursos Humanos
Implementar un protocolo claro desde el momento en que un colaborador notifica un embarazo o nacimiento evita errores costosos. Algunas acciones concretas:
- Establezca una política interna escrita sobre licencias de maternidad y paternidad, con flujos de notificación y plazos.
- Capacite a supervisores y líderes de área para que no tomen decisiones reactivas ante un embarazo.
- Coordine con el área de nómina el registro oportuno de incapacidades en el IDSE para evitar rechazos del IMSS.
- Mantenga un expediente actualizado de cada caso: fechas, documentos, pagos y comunicaciones.
- Verifique que el contrato colectivo o reglamento interior no contenga cláusulas que contradigan la LFT, pues serían nulas de pleno derecho.
¿Su empresa está cumpliendo correctamente con las licencias de maternidad y paternidad?
Un error en el manejo de estas licencias puede derivar en demandas laborales, multas de la STPS y contingencias ante el IMSS. En ClickLaboral le ayudamos a identificar puntos de riesgo en su gestión de personal antes de que se conviertan en problemas. Haga el diagnóstico ahora, es gratuito y toma menos de cinco minutos.
Ver diagnóstico gratuito →Resumen ejecutivo: lo esencial sobre licencias de maternidad y paternidad 2025
- La licencia de maternidad es de 84 días totales (42 antes y 42 después del parto), pagada mediante subsidio del IMSS siempre que la trabajadora tenga al menos 30 semanas cotizadas en los doce meses previos; si no las tiene, el patrón asume el costo.
- La licencia de paternidad es de 5 días hábiles con goce de sueldo, pagados directamente por el patrón sin reembolso del IMSS; aplica para nacimiento y adopción.
- Durante la licencia de maternidad, el patrón sigue obligado a pagar cuotas al IMSS, Infonavit y SAR, y el período cuenta como tiempo laborado para efectos de prestaciones.
- Despedir a una trabajadora embarazada es nulo de pleno derecho; la empresa puede enfrentar reinstalación forzosa o indemnización triplicada.
- Solicitar prueba de embarazo como condición de contratación o ascenso constituye discriminación laboral sancionable por la STPS.
- La trabajadora puede reasignar hasta cuatro semanas prenatales al período postnatal con autorización médica del IMSS; el patrón no puede oponerse.
- Tener un protocolo interno documentado en Recursos Humanos reduce significativamente el riesgo de errores en nómina, rechazos del IMSS y conflictos laborales derivados de estas licencias.