El patrón tiene un plazo máximo de tres días hábiles después de realizado el pago para entregar el CFDI de nómina al trabajador, conforme al artículo 101 de la Ley Federal del Trabajo y las reglas del SAT en materia de comprobantes fiscales digitales.
El Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) de nómina no es un trámite opcional: es la única forma válida de acreditar el pago del salario ante las autoridades laborales y fiscales. Su empresa debe timbrar cada recibo ante el SAT con el complemento de nómina versión 1.2 vigente, sea cual sea la periodicidad de pago pactada con el trabajador: semanal, catorcenal, quincenal o mensual. Omitir este paso expone al patrón a multas del IMSS, el SAT y la STPS, además de dificultades probatorias en juicios laborales.
Respecto a la entrega, el artículo 804 de la LFT establece que el patrón está obligado a conservar y exhibir los comprobantes de pago de salarios. La práctica recomendada es poner el CFDI a disposición del trabajador en formato XML y PDF a través del portal del emisor, correo electrónico o un sistema de autoservicio interno, conservando evidencia de esa entrega. Si el trabajador no cuenta con medios digitales, el patrón debe garantizar un mecanismo alternativo de acceso.
Punto clave: Si su empresa no timbra el CFDI de nómina dentro de los tres días hábiles siguientes al pago, el SAT puede rechazar la deducción de ese gasto de nómina, y la STPS puede levantar una infracción por incumplimiento a los artículos 101 y 804 de la LFT. El costo de una multa puede oscilar entre 50 y 5,000 veces la Unidad de Medida y Actualización (UMA) por trabajador afectado.
Como acción inmediata, verifique que su proveedor de timbrado genere y envíe el CFDI dentro del plazo legal y que su área de RH cuente con un registro que acredite la entrega a cada colaborador. Implemente una política interna con fecha, medio de entrega y acuse de recepción; ese expediente será su mejor defensa ante una inspección laboral o una controversia en el Tribunal Federal de Conciliación y Arbitraje.
Revise el estado de cumplimiento de su área de RH y detecte riesgos antes de que llegue una inspección del SAT o la STPS.
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