Tip: cómo entregar el CFDI de nómina al trabajador — obligaciones y plazos

El patrón tiene la obligación de entregar el CFDI de nómina a cada trabajador a más tardar el mismo día en que se realiza el pago del salario, sin excepción. Cumplir con este plazo no es opcional: el Servicio de Administración Tributaria (SAT) puede detectar el incumplimiento y generar consecuencias tanto fiscales como laborales para su empresa.

De acuerdo con las reglas de la Resolución Miscelánea Fiscal vigente y los lineamientos del SAT, el CFDI de nómina debe ser timbrado y puesto a disposición del trabajador en la misma fecha en que se efectúa el depósito o la entrega del pago. La entrega puede realizarse por correo electrónico, a través de un portal interno, o en formato impreso; lo que importa es que el trabajador tenga acceso efectivo al comprobante y que el empleador pueda acreditar dicha entrega en caso de revisión.

Desde la perspectiva laboral, el artículo 804 de la Ley Federal del Trabajo (LFT) establece que el patrón está obligado a conservar los documentos que acrediten el pago de salarios. El CFDI de nómina timbrado funciona como evidencia complementaria de ese pago y, ante una demanda ante la Junta de Conciliación o el Centro de Conciliación, su existencia —o ausencia— puede resultar determinante. Un CFDI emitido fuera de plazo o con datos incorrectos debilita la posición del patrón en cualquier controversia.

Para evitar riesgos, revise periódicamente el reporte de timbrado de su sistema de nómina y confirme que ningún CFDI quede pendiente al cierre del día de pago. Designe a un responsable en el área de RH o Contabilidad que valide el estatus del timbrado antes de que concluya cada periodo. La prevención en este punto es mucho menos costosa que una multa o una contingencia en juicio.