Registre por escrito cada hora extra desde el primer día: sin ese soporte, cualquier reclamación del trabajador ante la STPS o el IMSS puede convertirse en una contingencia laboral que su empresa difícilmente podrá rebatir.
El artículo 66 de la Ley Federal del Trabajo establece que las horas extraordinarias no pueden exceder tres horas diarias ni tres veces por semana, y el artículo 67 obliga al patrón a pagarlas con un 100 % de sobrepago sobre el salario ordinario. El problema real no está en el cálculo, sino en la falta de evidencia: cuando un trabajador demanda ante la Junta de Conciliación o el IMSS reclama cuotas omitidas sobre percepciones extraordinarias, la carga de la prueba recae en el patrón. Sin registros firmados, la autoridad presume que el trabajador tiene razón.
A esto se suma el impacto en seguridad social. Las horas extra forman parte del salario base de cotización conforme al artículo 27 de la Ley del Seguro Social, por lo que si el IMSS detecta pagos extraordinarios no reportados —mediante la revisión de nóminas o CFDI de nómina— puede emitir cédulas de liquidación con actualizaciones, recargos y multas que incrementan la deuda original de forma significativa. Una auditoría de tres años puede escalar con facilidad a seis cifras.
Punto clave: Un convenio verbal o el simple pago en nómina sin firma del trabajador no constituyen prueba suficiente. El patrón debe contar con bitácoras de tiempo extra firmadas, autorizaciones previas por escrito y el reflejo correcto en el CFDI de nómina con el concepto "horas extra" debidamente desglosado. Sin estos tres elementos, la exposición legal es total.
La acción inmediata es implementar un formato de autorización y registro de tiempo extra que el trabajador firme al inicio y al término de cada jornada extraordinaria. Dicho registro debe archivarse al menos durante el plazo que señala el artículo 804 de la LFT y mantenerse disponible para cualquier revisión de la STPS o el IMSS. Digitalizar el proceso con sellos de tiempo reduce el riesgo de impugnación y facilita la defensa patronal.
Revise en minutos si su proceso de registro cumple con la LFT y evite contingencias antes de que llegue una inspección o demanda laboral.
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