Tip: cómo formalizar un préstamo al trabajador para descontarlo legalmente de nómina

Formalizar por escrito un préstamo al trabajador es el único respaldo legal que permite descontarlo de nómina sin exponerse a una demanda por retenciones indebidas ante la Junta de Conciliación.

La Ley Federal del Trabajo no prohíbe que el patrón otorgue préstamos a sus trabajadores, pero sí establece en el artículo 110, fracción I, que los descuentos en salario por concepto de deudas contraídas con el empleador solo son procedentes cuando el trabajador haya otorgado su consentimiento por escrito, el monto del descuento por quincena no exceda el 30 % del salario excedente al salario mínimo, y el plazo de recuperación quede pactado de forma expresa.

Para que el documento tenga validez práctica, el convenio de préstamo debe contener al menos: monto total prestado, fecha de entrega, número de pagos, importe de cada descuento por período, firma autógrafa del trabajador y, de preferencia, firma de dos testigos. Guarde el original en el expediente del colaborador y entréguele una copia. Si la empresa está obligada a usar nómina electrónica (CFDI de nómina), refleje el descuento en el concepto "Préstamos" con la clave de deducción que corresponda según el catálogo del SAT para evitar inconsistencias fiscales.

Si el trabajador ya recibió el dinero pero aún no firmó ningún documento, regularice la situación cuanto antes: elabore el convenio retroactivo con la fecha real del préstamo, hágalo firmar y consérvelo junto con el comprobante de transferencia o recibo de efectivo. Actuar antes de que surja un conflicto es siempre menos costoso que litigar.