Documente cada amonestación verbal con una minuta firmada por el trabajador y un testigo el mismo día en que ocurra el hecho; sin ese respaldo escrito, la sanción no existirá ante la Junta de Conciliación o el Centro de Conciliación correspondiente.
La Ley Federal del Trabajo no prohíbe la amonestación verbal, pero tampoco la define como prueba por sí sola. Cuando el trabajador impugna un despido o una medida disciplinaria, la carga de la prueba recae en el patrón (artículo 784 LFT). Si su empresa no puede acreditar que la amonestación existió, el historial disciplinario que usted construyó durante meses desaparece del expediente y deja al trabajador en posición de reclamar despido injustificado.
El procedimiento correcto es sencillo: al término de la conversación disciplinaria, elabore una minuta breve que describa la fecha, hora, lugar, conducta señalada y las consecuencias futuras de repetirla. Solicite la firma del trabajador como constancia de que fue notificado —no de que esté de acuerdo— y agregue la firma de al menos un testigo, preferentemente otro empleado o supervisor presente. Si el trabajador se niega a firmar, hágalo constar en la misma minuta con la firma de dos testigos; eso es suficiente para darle valor probatorio al documento.
Punto clave: Una amonestación verbal sin minuta firmada equivale, en la práctica procesal, a una amonestación que nunca ocurrió. El artículo 784 LFT obliga al patrón a probar los hechos que invoca como causa de la sanción o del despido; la palabra de un supervisor, sin documento de respaldo, rara vez es suficiente ante el conciliador o el tribunal laboral.
Conserve las minutas en el expediente individual del trabajador junto con la copia de su contrato y recibos de nómina. Tres amonestaciones documentadas por la misma conducta le permiten invocar la causal de rescisión sin responsabilidad del artículo 47, fracción VIII de la LFT con un historial sólido y difícil de rebatir. Revise también que su reglamento interior de trabajo, registrado ante la STPS, contemple el procedimiento disciplinario; eso refuerza aún más la validez de cada sanción.
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