El artículo 804 de la Ley Federal del Trabajo obliga al patrón a conservar y exhibir en juicio la documentación laboral de cada trabajador: contratos, recibos de pago, controles de asistencia, comprobantes de aguinaldo y vacaciones. Un archivero con carpetas físicas técnicamente cumple, pero en la práctica es el peor lugar para defenderse cuando la STPS o un juez pide ese expediente en 48 horas. Le explicamos qué debe contener un expediente digital y cómo armarlo sin depender de papel.
Qué exige el Artículo 804 de la LFT
El Art. 804 establece que el patrón tiene la carga de conservar y exhibir, entre otros, los siguientes documentos: contratos individuales de trabajo, recibos de pago de salario, controles de asistencia cuando se pacte jornada distinta a la ordinaria, comprobantes de pago de participación de utilidades, vacaciones y aguinaldos, y planes de trabajo cuando aplique capacitación o adiestramiento.
La carga de la prueba en un juicio laboral recae sobre el patrón: si el trabajador afirma que no le pagaron aguinaldo o que no firmó contrato, es la empresa quien debe demostrar lo contrario con documentos. Sin expediente completo, el tribunal presume la versión del trabajador.
Qué debe contener el expediente digital de cada trabajador
| Documento | Por qué es indispensable |
|---|---|
| Contrato de trabajo firmado | Base de la relación laboral y sus condiciones |
| Identificación oficial, CURP, NSS, comprobante de domicilio | Acredita identidad y datos ante IMSS/INFONAVIT |
| Recibos de nómina (CFDI) | Prueba de pago de salario y prestaciones |
| Registros de asistencia | Sustenta el cálculo de horas extra y faltas |
| Actas administrativas y amonestaciones | Documenta el historial disciplinario antes de un despido |
| Constancias de vacaciones y aguinaldo firmadas | Evidencia de cumplimiento de prestaciones de ley |
Por qué el expediente físico ya no es suficiente
Un archivero cumple con "conservar" los documentos, pero falla en "exhibir": cuando la STPS notifica una inspección o un juzgado requiere el expediente completo de un trabajador, el plazo suele ser de días, no de semanas. Buscar entre carpetas físicas, verificar que ningún documento se traspapeló y sacar copias certificadas consume tiempo que la ley no da.
Un expediente digital resuelve esto de raíz: cada documento queda vinculado al trabajador desde el momento en que se genera o se sube, con fecha y trazabilidad, listo para exportar o exhibir en minutos.
Cómo armarlo sin empezar de cero
Digitalizar expedientes existentes de una plantilla completa parece una tarea enorme, pero no requiere hacerse manualmente documento por documento. ClickLaboral.mx genera automáticamente el expediente digital de cada trabajador conforme se crean sus contratos, actas y documentos en la plataforma, y permite adjuntar identificaciones y comprobantes escaneados — quedando todo conforme al Art. 804 LFT, accesible en segundos ante cualquier inspección o demanda.
Conclusión
- El Art. 804 LFT obliga al patrón a conservar y exhibir la documentación laboral completa de cada trabajador, con la carga de la prueba a su cargo.
- Un expediente incompleto o físico dificulta cumplir con los plazos de exhibición ante la STPS o un tribunal laboral.
- El expediente digital debe incluir contrato, identificación, recibos de nómina, asistencia, actas y constancias de prestaciones.
- Generar el expediente automáticamente conforme se crean los documentos es más eficiente que digitalizar todo de golpe cuando ya hay una urgencia legal.