Antes de que el trabajador salga por última vez de su empresa, obtenga su firma en un documento de renuncia voluntaria redactado correctamente; sin ese respaldo escrito, cualquier Junta de Conciliación puede presumir despido injustificado y condenarle al pago de tres meses de salario más veinte días por año laborado.
La Ley Federal del Trabajo no establece un formato único para la renuncia, pero la jurisprudencia de los Tribunales Colegiados de Circuito ha sido consistente: el patrón carga con la prueba de demostrar que la separación fue voluntaria. Por ello, el documento debe contener, al menos, los datos completos del trabajador, el puesto desempeñado, la fecha exacta de su último día laborado, la manifestación expresa e inequívoca de voluntad de separarse y la firma autógrafa —preferentemente ante dos testigos con nombre, domicilio y firma identificables.
Un error frecuente en las PyMEs es aceptar la renuncia verbal o por mensaje de WhatsApp y considerar que eso es suficiente. En sede judicial, esas capturas de pantalla suelen ser impugnadas con éxito por el trabajador, porque la contraparte puede alegar que el mensaje fue enviado bajo presión o que la cuenta no le corresponde. El artículo 804 de la LFT obliga al patrón a conservar contratos, comprobantes de pago y —por extensión reconocida en la práctica conciliatoria— documentos de terminación laboral durante al menos un año; sin embargo, la recomendación práctica es guardarlos durante todo el período de prescripción, que conforme al artículo 516 LFT es de un año a partir de la separación.
Punto clave: La renuncia debe firmarse el mismo día de la separación, nunca de manera retroactiva. Un documento fechado días después del último día laborado del trabajador puede ser declarado nulo por el Centro de Conciliación o por el Tribunal, al presumirse que fue elaborado bajo coacción o sin el consentimiento libre del colaborador.
Como medida adicional, haga que el trabajador escriba de su puño y letra una breve frase que confirme su decisión —"firmo la presente de manera libre y voluntaria"— antes de su rúbrica. Conserve una copia firmada en el expediente físico y digitalícela de inmediato; en caso de demanda, ese expediente completo será su principal línea de defensa ante el Centro Federal o Local de Conciliación y Registro Laboral.
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