Antes de que un trabajador cumpla tres meses en su empresa, el patrón debe tener cinco documentos específicos en el expediente laboral; su ausencia puede convertir cualquier revisión del IMSS o de la STPS en una contingencia costosa y difícil de resolver.
El artículo 25 de la Ley Federal del Trabajo obliga al patrón a formalizar por escrito las condiciones de trabajo desde el primer día. El primer documento indispensable es el contrato individual de trabajo, firmado en original con dos copias: una para el trabajador y una para el expediente. El segundo es la alta ante el IMSS (aviso de afiliación), que debe realizarse antes o en la misma fecha de ingreso según el artículo 15 de la Ley del Seguro Social. Conservar la constancia electrónica del IDSE es suficiente como respaldo.
El tercer documento es el comprobante de entrega del Reglamento Interior de Trabajo, firmado de recibido por el colaborador, conforme al artículo 423 de la LFT. El cuarto es la constancia de inducción a seguridad e higiene, exigida por la NOM-019-STPS-2011, que acredita que el trabajador fue informado sobre los riesgos del puesto antes de iniciar actividades. El quinto es la ficha de datos personales y contacto de emergencia, que aunque no tiene una norma única que la exija de forma explícita, resulta indispensable para la gestión de incapacidades, avisos de riesgo de trabajo y comunicaciones urgentes.
Punto clave: Si el trabajador presenta una demanda laboral durante el periodo de prueba o al término del contrato, y el expediente carece de alguno de estos cinco documentos, el patrón pierde automáticamente la carga probatoria en juicio. El Tribunal Federal de Conciliación y Arbitraje presumirá las condiciones más favorables para el trabajador.
La recomendación práctica es asignar a un responsable de RH la verificación del expediente en la semana uno, en el día 30 y antes del día 90 de cada contratación. Un checklist interno con estas cinco evidencias reduce significativamente la exposición legal de su empresa ante inspecciones y litigios.
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