Si su empresa contrata a otra empresa para que le proporcione trabajadores o ejecute servicios especializados, necesita conocer el REPSE. Sin este registro, tanto la empresa prestadora como la contratante enfrentan multas, recargos fiscales y responsabilidad solidaria ante el IMSS e INFONAVIT. Aquí le explicamos qué es, quién lo necesita y cómo obtenerlo paso a paso.
¿Qué es el REPSE y por qué existe?
El Registro de Prestadoras de Servicios Especializados u Obras Especializadas (REPSE) es un padrón federal administrado por la Secretaría del Trabajo y Previsión Social (STPS) en el que deben inscribirse todas las personas físicas o morales que presten servicios especializados o ejecuten obras especializadas a terceros.
Este registro nació con la reforma al régimen de subcontratación laboral publicada en el Diario Oficial de la Federación el 23 de abril de 2021, que modificó la Ley Federal del Trabajo (LFT), la Ley del Seguro Social (LSS) y la Ley del INFONAVIT, entre otras. El objetivo central fue eliminar el esquema de outsourcing que se usaba para evadir obligaciones fiscales y de seguridad social, y sustituirlo por un modelo regulado y trazable.
En términos simples: si usted presta servicios con personal propio en las instalaciones de otro negocio, y esos servicios son especializados (es decir, no son el objeto social ni la actividad preponderante de la empresa contratante), necesita estar en el REPSE.
¿Quién necesita el REPSE?
La obligación aplica a cualquier persona física con actividad empresarial o persona moral que:
- Ponga a disposición trabajadores propios para ejecutar servicios en favor de una empresa cliente.
- Ejecute obras especializadas con su propio personal en instalaciones de terceros.
- Opere bajo un contrato de servicios donde el objeto del servicio no coincide con la actividad principal del cliente.
La empresa contratante tambi��n tiene obligaciones: debe verificar que sus proveedores cuenten con REPSE vigente antes de firmar cualquier contrato de servicios especializados, y debe realizar reportes cuatrimestrales de los contratos celebrados a través de la plataforma del IMSS.
Marco legal y sanciones aplicables
La siguiente tabla resume los artículos clave, las obligaciones y las consecuencias de incumplimiento vigentes en 2025:
| Disposición legal | Obligación principal | Sanción por incumplimiento |
|---|---|---|
| Art. 15 LFT | Registrarse en el REPSE antes de prestar servicios especializados | Multa de 2,000 a 50,000 UMA (aprox. $214,000 a $5,350,000 MXN en 2025) |
| Art. 15-A LFT | El contrato de servicios especializados debe constar por escrito | Responsabilidad solidaria de la contratante ante trabajadores |
| Art. 29-Bis LSS | Informar al IMSS los contratos celebrados (cuatrimestralmente) | Recargos, actualizaciones y multas del IMSS; rechazo de deducción fiscal |
| Art. 29-Bis LINFONAVIT | Reportar contratos y verificar aportaciones del prestador | Responsabilidad solidaria de la empresa contratante ante INFONAVIT |
| Art. 27, fracción V LISR | El gasto es deducible solo si el proveedor tiene REPSE vigente | Rechazo de deducción y acreditamiento del IVA correspondiente |
El valor de la UMA para 2025 es de $108.57 pesos diarios, por lo que las multas máximas son considerables. Además, la responsabilidad solidaria significa que si la empresa prestadora no paga cuotas al IMSS o salarios a sus trabajadores, la empresa contratante responde por esas obligaciones.
¿Cómo obtener el REPSE? Proceso paso a paso
El trámite se realiza 100% en línea a través del portal repse.stps.gob.mx y no tiene costo. Sin embargo, requiere que la empresa tenga sus obligaciones fiscales y de seguridad social al corriente. Estos son los pasos:
- Verificar que no haya adeudos: El sistema consulta en automático el cumplimiento ante el SAT, IMSS e INFONAVIT. Si hay adeudos, el registro será rechazado.
- Ingresar al portal con e.firma: Se necesita la e.firma (firma electrónica avanzada) vigente del representante legal de la empresa o de la persona física.
- Capturar la información del solicitante: Datos del registro patronal, actividad económica, número de trabajadores y descripción de los servicios especializados que se prestan.
- Cargar documentos requeridos: Acta constitutiva (personas morales), constancia de situación fiscal actualizada, registro patronal ante IMSS y poder notarial del representante legal.
- Enviar la solicitud: El sistema genera un acuse de recibo. La STPS tiene un plazo de 20 días hábiles para resolver. Si no hay respuesta, opera la afirmativa ficta.
- Obtener el folio REPSE: Una vez aprobado, la empresa recibe un número de folio y un certificado digital con vigencia de 3 años, renovable antes de su vencimiento.
Obligaciones periódicas una vez registrado
Obtener el REPSE no es el fin del proceso, sino el inicio de un ciclo de cumplimiento continuo. Las principales obligaciones recurrentes son:
- Reporte cuatrimestral ante el IMSS: Tanto la empresa prestadora como la contratante deben informar los contratos celebrados en los meses de enero, mayo y septiembre de cada año. Se realiza a través del Sistema de Información para el Registro de Contratos de Outsourcing (SIRCO).
- Comprobante de cumplimiento de obligaciones (CFDI de nómina): La empresa prestadora debe compartir con su cliente la evidencia de que está pagando correctamente las cuotas obrero-patronales del IMSS y las aportaciones al INFONAVIT de los trabajadores asignados al contrato.
- Renovación del folio: El REPSE tiene vigencia de 3 años. La renovación debe tramitarse antes del vencimiento para evitar interrupciones en la operación y en la deducibilidad fiscal.
- Actualización ante cambios: Si cambia el objeto del servicio, el representante legal o el domicilio fiscal, es necesario actualizar la información en el sistema de la STPS.
Errores comunes que debe evitar
En la práctica, existen patrones de error que afectan tanto a empresas prestadoras como contratantes:
- Iniciar operaciones antes de obtener el folio REPSE, asumiendo que el trámite en proceso es suficiente.
- No verificar el folio del proveedor de forma periódica: un REPSE que venció durante la vigencia del contrato invalida las deducciones desde la fecha de vencimiento.
- Confundir el REPSE con la autorización para cualquier tipo de outsourcing: la ley solo permite la subcontratación de servicios u obras especializadas que no sean la actividad principal de la contratante.
- Omitir el reporte cuatrimestral ante el IMSS, que es independiente del registro en la STPS.
- No incluir el folio REPSE en los contratos escritos de servicios, lo que puede derivar en problemas durante una auditoría del SAT o el IMSS.
¿Su empresa está en regla con el REPSE y las obligaciones de subcontratación?
Un error en el registro o en los reportes cuatrimestrales puede costarle la deducibilidad de gastos importantes y exponerlo a responsabilidad solidaria ante el IMSS. En ClickLaboral le ayudamos a revisar el estado actual de su cumplimiento en materia de servicios especializados, REPSE y obligaciones laborales.
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- El REPSE es un registro federal obligatorio para toda empresa que preste servicios especializados u obras especializadas con personal propio a favor de terceros; sin él, no puede operar legalmente bajo este esquema.
- El trámite se realiza en línea en repse.stps.gob.mx, es gratuito y requiere que la empresa esté al corriente ante SAT, IMSS e INFONAVIT; la STPS tiene 20 días hábiles para resolver.
- El folio REPSE tiene vigencia de 3 años y debe renovarse antes de su vencimiento para no interrumpir la operación ni la deducibilidad fiscal de los contratos asociados.
- La empresa contratante también tiene obligaciones: verificar el REPSE vigente de sus proveedores, firmar contratos escritos que incluyan el folio y reportar los contratos cuatrimestralmente ante el IMSS a través del sistema SIRCO.
- Las sanciones por incumplimiento incluyen multas de hasta 5.3 millones de pesos, rechazo de deducciones fiscales y del acreditamiento del IVA, y responsabilidad solidaria ante trabajadores, IMSS e INFONAVIT.
- Un proveedor con REPSE vencido invalida la deducibilidad del gasto desde el primer día de vencimiento, no desde la fecha en que se detecta el error, lo que puede generar ajustes fiscales retroactivos significativos.
- El cumplimiento del REPSE no es un trámite de una sola vez, sino un proceso continuo de verificación, reporte y renovación que debe integrarse a la gestión operativa y fiscal de la empresa.